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3. Budgetierung und Kostenkontrolle, Registrierung und Steuerfragen Von der Sail & Cruise AG betreute Yachten befahren sehr oft die entlegendsten Ecken der Weltmeere - meist sind sie jedenfalls vom Heimatort des Eigners weit entfernt . Die Vercharterung kann zusätzlich ganz besondere Anforderungen an eine Yacht (Jacht) stellen, welche von Tag zu Tag neu erfüllt werden müssen. Es ist oft nicht mehr adäquat, von einem Kapitän, der sich nicht selten im Laufe der Jahre vom Skipper einer kleinen Yacht (Jacht) auf ein grösseres Schiff hochgearbeitet hat, zu verlangen, alle Aspekte dieser recht komplexen Materie im Alleingang zu beherrschen. So sind zum Beispiel nur wenige Menschen in der Lage, diplomatisch und doch durchsetzungsfähig im Umgang mit Eigner und Behörden zu sein, gleichzeitig streng und väterlich gegenüber der Besatzung, taktisch ebenbürtig mit professionellen Verkaufsleitern von Werften oder Lieferanten, wirtschaftlich und buchhalterisch ausgebildet für die Verwaltung der recht beträchtlichen GelEUROittel und darüber hinaus seemännisch unanfechtbar sowohl auf See als auch beim Schiffsunterhalt - um nurein paar der Anforderungen zu nennen. Wir wissen, dass ein professionell denkender Kapitän Unterstützung braucht und wünscht - so wie auch wir manchmal externe Fachleute hinzuziehen. Die Funktion einer Verwaltung ist es, alle "Fäden" zu kennen und sie in der Hand zu halten. Sie muss laufend informiert zubleiben um aufgrund ihrer Kenntnisse und Erfahrung frühzeitig und richtig zu reagieren. Es ist unsere Stärke, dank unserer langjährigen Arbeit Kontakte in allen operationellen Bereichen zu haben, ob dies nun technische, rechtliche oder andere für den Tagesbetrieb bedeutsame Belange betrifft. Diese Kontakte und unsere Erfahrung setzen wir zum Nutzen unserer Kunden ein, wenn und wo notwendig rund um die Uhr. Eine erfahrene und motivierte Besatzung ist für jede gute Yacht (Jacht) von grosser Bedeutung. Bei Charteryachten ist die Qualität der Besatzung sogar ausschlaggebend für ihren Erfolg. Meist bilden die Besatzungskosten auch den grössten regelmässigen Einzel-posten beim Jahresaufwand für eine Yacht (Jacht). Deshalb verwenden wir viel Zeit bei der Wahl (und der späteren Betreuung) der richtigen Besatzung für eine Yacht (Jacht). Aufgrund unserer Erfahrung und unserer Personalakten sind wir in der Lage, für die verschiedenen Anforderun-gen die richtigen Personen zu finden. Selbstverständlich fällt auch hier der Eigner, falls erwünscht, letztendlich die Entscheide. Auch eine gute Besatzung muss geführt werden. Dafür hat die Sail & Cruise AG die notwendigen Instrumente entwickelt. Durch ausführliche Beschreibung der einzelnen Aufgaben ebenso wie der allgemeinen Zielsetzungen wird der Besatzung ihre Arbeit erleichtert. In Absprache mit dem Eigner und in Übereinstimmung mit den Vorschriften des Flaggenstaates fertigen wir zudem Arbeitsverträge aus, sorgen für die Personalversicherung und befassen uns mit An- und Rückreisen. Selbstverständlich kümmern wir uns auch um Heuerabrechungen, Spesen, Uniformen, medizinische Unterstützung, Sichheitstraining, Weiterbildung, etc.. 3. BUDGETIERUNG UND KOSTENKONTROLLE, REGISTRIERUNG UND STEUERFRAGEN Das Budget einer Yacht (Jacht) berücksichtigt immer die Ziele und Wünsche des Eigners. Ein Budget dient als verbindliche Richtschnur für Kapitän, Manager und Eigner und ermöglicht aussagekräftige Soll/Ist-Vergleiche. Für jedes Jahr und für jede Yacht (Jacht) bereiten wir ein detailliertes Budget vor. Dieses beinhaltet die täglichen Betriebskosten ebenso wie die Prognose der zu erwartenden Erneuerungskosten . Für eine Charteryacht budgetieren wir zudem getrennt die durch die Ver-charterung entstehenden Mehrkosten (Prospekte, Präsentationen, etc.) und die zu erwartenden Chartereinnahmen. Die Erfahrung zeigt, dass eine rechtzeitig Planung der Kosten und dadurch der damit verbundenen Arbeiten, in Kombination mit einer konsequenten Kon-trolle aller Kostenträger, zu beträchtlichen Einsparungen führen kann. Auf jeden Fall resultiert daraus ein transparenter Mittelfluss. Selbstverständlich prüfen wir die Kassen-Abrechnungen des Kapitäns und schlagen wo möglich Einsparungsmöglichkeiten vor. Oft sind wir in der Lage, für den Eigner Rabatte zu erwirken (welche wir NIE für uns behalten). In Fragen der Yacht (Jacht)-Registration arbeiten wir mit Fachleuten zusammen, welche je nach Yacht (Jacht) und Verwendungzweck Lösungen für das Problem der Mehrwertsteuer, der Flagge, usw. vorlegen können. Gerade in diesem Bereich ist die Zusammenarbeit mit Spezialisten von grosser Bedeutung. Die für die Verwaltung einer Yachtanfallenden Kosten sind abhängig vom Umfang der verlangten Dienstleistung. Als Richtlinie können US$ 1'000.- pro Meter Länge und Jahr angenommen werden, zusätzlich Kosten für Telekom-munikation und "out of office"-Spesen. Wir betrachten es als unsere Aufgabe, diese Kosten durch effizientere Betriebs-abläufe und konsequente Preisverhandlungen mit Lieferanten zugunsten des Eigners einzusparen - und mehr. 4. BUCHHALTUNG Die Sail & Cruise AG verwaltet ein vom Eigner für die Deckung der Schiffs-betriebskosten eingerichtetes Konto oder informiert den Eigner über fällige Zahlungen. Wir sorgen dafür, dass die Schiffskasse rechtzeitig versorgt wird und dass sie keinen allzu grossen Saldo aufweist. Wir prüfen alle eingehenden Rechnungen, sowohl im Bezug auf die Summe (Ünbereinstimmung mit der Offerte) als auch auf die erbrachte Leistung und das Fälligkeitsdatum. Unter der Leitung der Sail & Cruise AG führt der Kapitän eine monatliche Buchhaltung - allenfalls wird diese bei uns erstellt. Die Buchhaltung differenziert zwischen den bedeutendsten Ausgabengruppen und basiert auf einer sachgemässen Belegverwaltung. Der Eigner erhält monatlich eine Saldenlisten über die erfolgten Ausgaben (und evtl. Charter-Einahmen). Je nach Registrierung können wir die Mehrwertsteuer auf Ausgaben innerhalb der Europäischen Union zurückgewinnen. 5. BERICHTE Aufgrund unserer Erfahrung in der kommerziellen Schiffahrt sind wir der Überzeugung, dass zur Führung einer selbstständigen Betriebseinheit auch ein vernünftiges Bericht-System gehört. Der Eigner muss auf Wunsch jederzeit detaillierten Einblick in die Geschehnisse auf seiner Yacht (Jacht) erhalten können. Dabei darf der Kapitän in der Ausübung seiner täglichen Funktion nicht behindert werden, andererseits soll er regelmässig Verantwortung über die Vorgänge an Bord ablegen - und sich dessen bewusst sein. In der Praxis erweist sich dies oft als ausschlaggebend, zum Beispiel wenn sauber eingereichte Schadenrapporte eine schnelle landseitige Unterstützung erst ermöglichen. Die Besatzung ist auch beauftragt, die Inventarlisten regelmässig zu aktualisieren. Dadurch wird das Bewusstsein über die sich an Bord befindliche Ausrüstung gefördert, ebenso wie über die Verantwortung, welche die Besatzung bei deren Nutzung und Verwaltung hat. Zusätzlich erlaubt die rechtzeitige Information über Veränderungen bei der Ausrüstung eine ordentliche Planung, und damit oft wiederum Kosten-Einsparungen. Es ist sehr wichtig, dass dank der verschiedenen Berichte über eine gewisse Zeit die "Geschichte" der Yacht (Jacht) kontinuierlich weitergeschrieben wird. Dies kann für eine Überholung aber auch für den Verkauf später von Bedeutung sein. 6. UNTERHALT UND ÜBERHOLUNG Aufgrund des erwähnten Bericht-System kann der Bedarf für kleinere und grössere Unterhaltsarbeiten oder Erneuerungen frühzeitig erkannt werden. Dadurch können diese Arbeiten sorgfältig geplant werden, was sowohl im Bezug auf die zeitliche Abwicklung als auch auf die Kosten von grossem Einfluss ist. In Absprache mit dem Eigner und in Zusammenarbeit mit dem Kapitän erstellt die Sail & Cruise AG Arbeitslisten und Leistungsbeschreibungen. Der Arbeitsfortgang wird laufend überwacht. Wo nötig werden Offerten von Werften und anderen Leistungsträgern eingeholt und später dienen die Leistungsbeschreibungen zur Überwachung der Arbeiten. Die Sail & Cruise AG ist in ständigem Kontakt mit dem Kapitän und den wichtigsten beauftragten Parteien und informiert sich über den Arbeitsfortgang. Der Vergleich der aktuellen Abläufe während der Arbeiten mit der Planung erlaubt es dem Eigner, allfällige Abänderungen in der Planung vorzunehmen - in genauer Kenntnis der Folgen auf das Budget und die Ablieferungszeit. 7. VERSICHERUNG 8. VERCHARTERUNG "Central Agent" Koordination Vercharterung.Mailings an alle bedeutenden Broker, Vertretung an für Vercharterung wichtigen Bootsmessen Aufnahme in CDI-Guide Werbung in Printmedien, Internetzugang - über 150 Yachten weltweit, meist persönlich besichtigt - Reisegebiete weltweit - Erarbeitung von Vorschlägen - Ausarbeitung der Verträge - Persönliche Reisevorbereitung und -Organisation (Berücksichtigung besondere Wünsche) - Vorbereitungskontrolle - Leistungskontrolle Sail & Cruise Inc.Berufsverband Profi Skipper International 02151-540566 |
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